سیستم مدیریت فرایند کسب و کار چیست ؟ 

سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار  شامل مجموعه ای از نرم افزارهای کاربردی می باشند که کارهایی مانند مدلسازی فرایندهای کسب و کار ، اجرای فرایند های کسب و کار ، نظارت فنی و عملیاتی بر اجرای فرایندهای کسب و کار ، و نمایش فرآیندهای کسب و کار و قوانین تجاری  را براساس عمل یکپارچه سازی سیستمهای اطلاعاتی موجود در سازمان  و سیستمهای جدید وظیفه مداری و از طریق سرویس­ های یکپارچه شده فراهم می­ سازد.

مدیریت فرآیند کسب­ و کار یا Business Process Management ، بطور کلی عبارت است از تحلیل فرآیندهای کسب و کار از نقطه شروع تا نقطه پایان  با استفاده از مدل‌ها و چهارچوب های متفاوت به منظور شفاف سازی شیوه انجام فعالیت­‌ها  و وظایف توسط کارمندان  یک سازمان. 

BPM بطور کلی به دنبال شناسایی و بهینه‌­سازی شیوه انجام کار توسط  افراد سازمان­‌، و بررسی عملکرد این افراد در مجموعه کل خدمات ارائه شده می باشد . برای مثال شما به عنوان مدیر بخش فروش میخواهید ببینید یک کارشناس فروش در طول روز چه تعداد کار ( وظیفه Task ) را انجام میدهد و چه تعداد کار باز در کارتابل خود دارد . BPMS این امکان را برای شما فراهم میکند که بتواند این نوع گزارش ها را بصورت لحظه ای داشته باشد . 

سیستم مدیریت فرایند کسب و کار مناسب چه شرکتهایی است ؟ 

ما در دنیای فناوری اطلاعات سیستمهای اطلاعاتی مختلفی برای مدیریت بخشهای مختلف یک کسب و کار را داریم . سیستمهایی مانند CRM- ERP-MIS-SCM و یا سیستمهای اتوماسیون اداری . اما نکته ای که وجود دارد این است که این سیستمها به عنوان سیستمهای عملیاتی Operational Systems هستند و عمدتا در سازمانهای با ساختار سلسله مراتبی کاربرد دارند . اما در دنیای رقابتی امروز سازمانها عمدتا در حال تبدیل به سازمانهای سرویس گرا هستند . معماری سازمانها در حال تبدیل به معماری سرویس گرا Service-oriented architecture می باشد . 

در سیستم مدیریت فرایند کسب و کار ، کارمندان یک شرکت بطور مستمر با همه بخشهای سازمان در حال کار هستند و بنا بر Task هائی که برای آنها می آید آنها را انجام میدهند فارغ از اینکه آیا این وظیفه از طرف مدیر بالاسری وی آمده یا از طرف یک کارمند در بخش دیگر سازمان . 

پس متوجه میشویم سیستمهای مدیریت فرایند برای همه شرکتهایی که قصد دارند یک سازمان پویا و چابک داشته باشند و از قافله رقابت رقبای خود عقب نیفتند لازم است . فارغ از تعداد نیروی کار و جایگاه آن شرکت در بازار . 

مزایای اجرای سیستم BPMS 

- افزایش در آمد سازمان از محل کاهش هزینه های پنهان 

- افزایس شود شرکت با توجه به چابکی سازمان در ارائه خدمات به مشتریان 

- کاهش هزینه های عملیاتی شرکت در همه بخشها 

- افزایش چرخه عمر مشتری و رضایت هرچه بیشتر مشتریان 

- ایجاد عدالت شغلی بین پرسنل سازمان 

- کاهش نرخ خروج پرسنل از سازمان 

مراحل پیاده سازی سیستم مدیریت فرایند کسب و کار 

پیاده سازی یک سیستم مدیریت فرایند کسب و کار متناسب با نوع سازمان ممکن است متفاوت باشد و باید در هر سازمان با توجه به وضعیت آن برنامه ریزی لازم جهت پیاده سازی این سیستم را انجام داد . اما بطور کلی میتوان گام های زیر را برای اجرای یک پروژه مدیریت فرایند BPMS در نظر گرفت . 

 

گام اول : شناسایی شاخص­‌های کلیدی کسب و کار KPI 

در بخش قبل همین مطلب برخی از شاخص های کلیدی یک کسب و کار را بیان کردیم اما این موارد بصورت کلی هستند و ما باید برای هر سازمان کارهای لازم جهت شناسائی ، نگاشت و رتبه بندی شاخص های کلیدی انجام دهیم . شاخص های کلیدی در واقع همان نکاتی هستند که از نظر مدیریت عالی سازمان مهم بوده و عملکرد یک بخش از سازمان را مورد سنجش قرار می دهد . برای مثال ممکن است برای یک مدیر فروش شاخص کلیدی تعداد فروش کالا در ماه باشد . 

گام دوم : شناسائی فرایندهای موجود

در گام دوم باید فرایندهای موجود سازمان مورد شناسائی قرار گیرند . شناسائی فرایندهای موجود در واقع نقشه راهی است برای اینکه بدانیم به کجا میخواهیم برسیم . در بخش شناسائی وضعیت موجود AS IS کارشناسان ما با انجام مصاحبه  با نخبگان سازمان و یا همه کارمندان و یا تشکیل کارگاه بحث و تبادل نظر در خصوص فرایندها ، شناسائی فرایندهای موجود سازمان را تا جایی که امکان دارد انجام می دهند.

 گام سوم : ثبت و نگاشت فرایندهای شناسائی شده

در این گام کارشناسان ما فرایندهایی را که در طی جلسات مختلف شناسائی نموده اند را مکتوب کرده و بر اساس استاندارهای خاصی ساختار دهی مینمایند . همچنین با حضور یکی از نخبگان سازمان مروری بر فرایندهای شناسائی شده انجام میشود تا اگر موردی فراموش شده و یا اشتباهی وجود دارد در همان مرحله اصلاح شود. 

گام چهارم : تعریف وضعیت ایده آل To Be 

گام چهارم یکی از مهمترین گامها در پروژه اجرای سیستم مدیریت فرایند تجاری  می باشد . در این بخش ما باید مشخص کنیم که سازمان پس از اجرای کامل این سیستم چه وضعیتی خواهد اشت و یک دورنما از وضعیت مطلوب را برای مدیران سازمان مشخص کنیم . این گام نیز در طی جلساتی با حظور مدیران ارشد و میانی سازمان بررسی شده و به نتیجه می رسد . کارشناسان ما در این بخش با استفاده از Best Practices  به سازمان کمک میکنند تا به مدل ایده آل و استاندارد خود برسند . 

گام پنجم : مدل سازی فرایندهای کسب و کار 

در این گام مجموعه فرایندهای شناسائی شده و مستندات وضعیت مطلوب که در جلسات مدیریتی مشخص شده است را باید در یک سیستم مدل سازی نمود . کارشناسان پیاده سازی سیستم مدیریت فرایندهای سازمانی با استفاده از ابزارهای نرم افزاری مانند نرم افزار ویژوال پارادایم همه فرایندهای شناسائی شده را بصورت شکل و نقشه مدل سازی میکنند . همچنین در همین بخش یک محیط شبیه ساز ایجاد شده تا مدیران عملکرد گردش اطلاعات را در فرایندهای مختلف سازمان خود مشاهده نمایند . 

گام ششم : پیاده سازی فرایند کسب و کار 

پس از مدل سازی فرایند کسب و کار و بحث و بررسی مدل با مدیران سازمان اکنون باید آن مدل را در سیستم مدیریت فرایند کسب و کار یا Business Process Management System پیاده سازی کرد . این سیستمها نرم افزارهایی هستند که وظیفه اجرا و مدیریت سرویس مدیریت فرایند کسب و کار را بر عهده دارند . نرم افزارهای مختلفی وجود دارد که متناسب با سطح و نیاز سازمان باید یکی از آنها را انتخاب و مورد استفاده قرارداد . عمده پروژه هایی که در ایران پیاده سازی میشود با استفاده از نرم افزار Process Maker  می باشد و پیشنهاد ما نیز برای کسب و کارهای SMB همین سیستم می باشد.

گام هفتم : بهبود مستمر فرایندهای کسب و کار

گام نهایی ، بهبود فرایندهای پیاده سازی شده و تکرار فرآیندها است. شما باید هر چند وقت عملکرد سیستم را پایش نمائید و بررسی شود سیستم موجود چه تاثیری در عملکرد سازمان داشته است و نقاطی که دارای مشکل بوده را شناسائی و بهبود بخشید . در بسیاری از مواقع نیز ممکن است در طول زمان فرایندهای جدیدی به سازمان شما اضافه گردد و یا فرایندهای موجود تغییر نماید در اینصورت باید سیستم مدیریت فرایند کسب و کار را نیز همواره بروز نگه دارید .  

خدمات مرکز پشتیبانی انفورماتیک در حوضه BPMS

همکاران ما در مجموعه مرکز پشتیبانی انفورماتیک دارای تیم مجرب و با تجربه از کارشناسان در حوضه های مختلف فناوری اطلاعات و مدیریت کسب و کار بوده و این آمادگی را دارند تا در پروژه های طراحی و پیاده سازی سیستم BPMS شرکت نمایند . ما میتوانیم با استفاده از آخرین تکنولوژی ها و سیستمهای مدیریت سازمان شما را به یک سازمان تمام الکترونیک تبدیل نمائیم . 

- خدمات مشاوره ، آموزش و استقرار سیستم مدیریت فرایند

- شناسائی اجرا و مدلسازی فرایندها 

- مهندسی مجدد سازمانی 

- پیاده سازی سیستم مدیریت فرایند BPMS 

- مدیریت سیستم و کنترل بهبود عملکرد سیستم BPMS 

ما بطور اجمالی همه مباحث مربوط به پیاده سازی سیستم BPMS در یک سازمان را در قالب فایل PDF در اختیار شما قرار داده ایم . لطفا آنرا دانلود و مطالعه نمائید .